Verfahrensdokumentation zur Belegablage

Eine „geordnete und sichere Belegablage" ist die Basis für die Beweiskraft einer konventionellen oder IT-gestützten Buchführung oder sonstige handels- und/oder steuerrechtliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Die Folgen fehlender Ordnungsmäßigkeit können weitreichend sein: z. B. Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, Zuschätzungen von Betriebseinnahmen oder Gewinnen, bis hin zu Zwangsmitteln, Bußgeldern und ggf. Steuerstrafverfahren.

Durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben vom 14.11.2014) erlangt eine „geordnete Belegablage" eine besondere Betonung, weil gem. Rz. 46 „Die Funktion der Grund(buch)aufzeichnungen […] auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden [kann] (§ 239 Absatz 4 HGB; § 146 Absatz 5 AO; H 5.2 "Grundbuchaufzeichnungen" EStH)."

Liegt demnach eine geordnete und sichere Belegablage vor, kann die IT-technische Erfassung in Grundbuchaufzeichnungen oder in Form von Buchungssätzen in der Buchführung (durch den Steuerberater) auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Zu den Belegen gehören alle in Papierform oder in digitaler Form eingehenden (z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Bankauszüge etc.) und ausgehenden (z. B. Rechnungen, Lieferscheine etc.) Belege sowie Eigenbelege (z. B. Entnahmebelege, AfA-Belege etc.). Besonders zu beachten sind dabei auch Belege, die in bildhafter Form (z. B. PDF) oder in strukturierter Form (Datensätze) in Vor- und Nebensystemen der Buchführung anfallen (z. B. Warenwirtschaftssystem, Kassensystem, Lohnbuchführung, Anlagenbuchführung etc.) oder von außen in das Unternehmen eingehen.

Verfahrensdokumentation deckt gesamten Belegfluss ab.

Bei der Führung der Bücher und Aufzeichnungen sowie der Aufbewahrung von Unterlagen wird die Form der Aufbewahrung, soweit die GoB beachtet werden, allerdings nicht konkret vorgeschrieben (§§ 238 Abs. 2, 257 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 5 AO, § 147 Abs. 2 AO und § 14b UStG). Somit muss im konkreten Einzelfall ein Verfahren konzipiert, dokumentiert, umgesetzt und überwacht werden, das alle handels- und steuerrechtlichen Anforderungen an die Belegablage erfüllt. Dieses Verfahren muss den gesamten Workflow bzw. Belegfluss von der Belegentstehung bzw. vom Belegeingang und dessen Identifikation über die geordnete und sichere Ablage bis hin zur Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen umfassen.

"Für das Verfahren der Belegablage soll ein klar geregelter Prozess vorliegen, der zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung ggf. mit Unterstützung fachkundiger Personen (z. B. eines Steuerberaters) konzipiert wird."

Es sind insbesondere folgende Fragen zu berücksichtigen:

• Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
• Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
• Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
• Wie ist das evtl. Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
• Wie ist der Ablageort (z. B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
• Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
• In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z. B. unternehmensinterne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
• Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
• Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Die Belegablage soll gemäß Rz. 34 der GoBD in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die dauerhaft und uneingeschränkt Anwendung findet: „Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (…, die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrens-inhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.)"

Die Verfahrensdokumentation soll dem Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen Orientierungshilfen für die Einrichtung einer geordneten und sicheren Belegablage sowie Formulierungshilfen für den Aufbau und den Inhalt einer Verfahrensdokumentation geben, wenn buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Belege, die

•  originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden und/oder
•  originär in Papierform vorlagen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert) werden und/oder
•  in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden und

nach handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen aufbewahrt werden.