Verfahrensdokumentation Kassenführung

Die Verfahrensdokumentation Kassenführung beschreibt die Verfahren und Maßnahmen, mit der die Kassenerfassung von Geschäftsvorfällen vorgenommen wird, um den geltenden handels- und/oder steuerrechtlichen Vorgaben zur ordnungsgemäßen Kassenführung im Unternehmen nachzukommen.

Dabei ist im Rahmen einer Systemdokumentation zunächst detailiert die soft- und hardwareseitige Spezifikation des verwendeten Kassensystems zu dokumentieren. Ebenso ist die Form der Sicherung und Archivierung der erzeugten Kassendaten festzulegen.

Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf des Abrechnungsverfahrens vollständig ersichtlich sein. Die Verfahrensdokumentation stellt eine Gebrauchsanweisung dar, welche sämtliche Prozesse der Erfassung der Einzelaufzeichnungen beschreibt. Auf vorzuhaltende Gebrauchsanweisungen kann hierbei verwiesen werden.

Darüber hinaus müssen vorgelegt werden:

  • Bedienungs- und Programmierungsanleitungen
  • Protokolle über Einsatzorte und -zeiträume der Kassensysteme
  • Programmierungsprotokolle
  • Laufende Sicherungen digitaler Grundaufzeichnungen
  • Dokumentation außerordentlicher Vorfälle

Aus der Nichtvorlage dieser Unterlagen kann sich - nach Auffassung der Finanzverwaltung - bereits eine Schätzungsbefugnis ergeben (OFD NRW 28.7.2015, S 0316 - 2015/0006 - St 432a).

Kassen-Nachschau

Zum 1.1.18 wurde durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 (BGBl. S. 3152) durch Einführung des § 146b AO die Möglichkeit der Durchführung einer Kassen-Nachschau eingeführt. Im Anwendungserlass (AEAO) erläutert das Bundesministerium der Finanzen die Grundsätze zur Kassen-Nachschau (BMF v. 29.05.18., IV A 4 - S 0316/13/10005 :054).

Die Kassen-Nachschau ist ein Verfahren zur zeitnahen Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen und der ordnungsgemäßen Übernahme in die Buchführung. Sie erfolgt unangekündigt und im Rahmen der üblichen Geschäftszeiten.

Ihr Ansprechpartner

Michael Valder

Michael Valder

Geschäftsführer
Diplom-Finanzwirt
Steuerberater