Ihre Mandanten benötigen eine Verfahrensdokumentation?

Bereits zum 01.01.2015 wurden die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – an den technischen Fortschritt angepasst. In diesem Zuge ist die sogenannte Verfahrensdokumentation wieder in den Fokus der Finanzämter gerückt.  

Haben Sie für Ihre Mandanten bereits eine Verfahrensdokumentation erstellt oder diese auf die Notwendigkeit aktiv hingewiesen?

 

 

Gerne übernehmen wir diese Aufgabe für Sie!

 

 

 

Sie erkennen die Notwendigkeit haben aber in Ihrer Kanzlei keine Kapazitäten und das nötige Know-how entsprechende Verfahrensdokumentationen für Ihre Mandanten zu erstellen?

 

 

Unser Angebot an Sie

Wir übernehmen diese Aufgabe gerne und beraten Ihre Mandanten in vollem Umfang. Ein umfassender Mandatsschutz ist dabei selbstverständlich.

In Schulungen und Fortbildungen wurden unsere Mitarbeiter auf diese Aufgabe gezielt vorbereitet. Dank eines durchgängigen Konzepts wird das Projekt schnell und richtig umgesetzt – denn Verfahrensdokumentation ist nicht nur Belegablage. Mit dem Muster des AWV allein kommen Sie nicht zum Ziel. Wir haben hier entsprechende Vorlagen für alle gängigen DV-Systeme entwickelt.  

Soweit sich Änderungen der Prozesse im Unternehmen Ihrer Mandanten ergeben, sind auch diese zukünftig zwingend zu dokumentieren und regelmäßig (min. jährlich) eine aktuelle Version der Verfahrensdokumenation zu erstellen.

Darüber hinaus implementieren wir ein internes Kontrollsystem für jeden Mandanten um diese auch z.B. auch mit Blick auf die Anforderungen des § 153 AO und den Anwendungserlass zu § 153 AO vom 23. Mai 2016 RZ 2.6. abzusichern – denn (steuerliche) Fehler passieren in jedem Betrieb!

Warum Verfahrensdokumentationen zukünftig an Bedeutung gewinnen werden?

Auch wenn vielfach noch die Meinung vertreten wird, die GoBD seien nur Verwaltungsanweisung und kein Gesetz, so haben die GoB auch in der Vergangenheit schon als anerkannte Grundsätze auch im gerichtlichen Verfahren eine wichtige Rolle gespielt. Darüber hinaus hat der Gesetzgeber in den letzten Jahren die Vorschriften der §§ 140 ff AO überarbeitet. Insoweit verweist § 146 AO explizit auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Es bleibt abzuwarten wann die ersten Urteile zu Hinzuschätzungen aufgrund fehlender Verfahrensdokumentationen ergehen.  

Hinzu kommt, dass im Rahmen der Reform des UStG, welche bis 2022 abgeschlossen werden soll, weiterhin die Einführung eines sog. „zertifizierten Steuerpflichtigen“ (certified taxable person – ctp) in Planung ist. Auch wenn z.B. der DStV dies noch kritisch sieht, im Bereich des Zolls gibt ist dies schon Praxis: der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte (AEO -Authorised Economic Operator) erhält hier massive Erleichterungen und damit wirtschaftliche Vorteile. Die Voraussetzungen: die Vorgaben der Verwaltung müssen nachweislich erfüllt und dies dokumentiert werden. Dies kann eine Verfahrensdokumentation erfüllen.

Verfahrensdokumentation zunehmend im Fokus der Betriebsprüfer

Die Betriebsprüfer der Finanzverwaltung prüfen aktuell verstärkt die Einhaltung der GoBD. Die Finanzverwaltung hat dabei insbesondere die Revisionssicherheit von Vorsystemen sowie die zeitnahe Aufzeichnung und Verbuchung von Geschäftsvorfällen zu neuen Prüfungsschwerpunkten erklärt.

Die Betriebsprüfer analysieren die Betriebsabläufe Ihrer Mandanten, und führen Systemprüfungen durch. Hierzu müssen die erforderlichen Verfahrensdokumentationen und Organisationsunterlagen der eingesetzten Datenverarbeitungssysteme vorgelegt werden können. Darüber hinaus werden Handbücher sowie die Protokolle über das Einrichten und programmieren der Datenverarbeitungssysteme verlangt.

Momentan zeigen die durchgeführten Betriebsprüfungen, dass insbesondere Programmierprotokolle, digitale Grundaufzeichnungen und die erforderlichen Verfahrensdokumentationen bei den meisten Unternehmen nicht vorliegen bzw. nicht zeitnah beschafft werden können.  

Sie möchten nähere Informationen erhalten? Wir stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung und beantworten alle Fragen!

Im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation bieten wir ebenfalls an, sämtliche Prozesse auf Ihre Digitalisierungsfähigkeit zu überprüfen und entsprechende (Cloud)Software einzuführen. Hier können wir auf ein breites Know-how im Bereich der Einrichtung und Administration entsprechender Systeme zurückgreifen.

Förderprogramme nutzen

Als gelistete Berater in mehreren Förderprogrammen erhalten Ihre Mandanten mit unserer Hilfe mindestens 50% Förderung (max. 1.500 EUR) auf unsere Leistungen im Rahmen der Erstellung von Verfahrensdokumenationen, Prozessberatung und Digitalisierung. Durch die Kombination mehrerer Förderprogramme sind höherer Förderquoten möglich.  

Ihre Ansprechpartnerin  

Rana Günay  

Junior Consultant
Wirtschaftsjuristin 
Innovationsassistentin

 

E-Mail    r.guenay@gtk-consulting.de

Telefon  02232/9345-44